Come scrivere un preventivo che verrà approvato

Foto di copertina: Scott Graham / Unsplash

Dopo una trentina d’anni di attività in proprio ho notato che un certo modo di approcciarsi nel rispondere alle richieste di preventivo è molto più efficace rispetto ad altri.

Ho poi confrontato queste mie impressioni con pareri di esperti, tecniche di marketing e collegando qualche puntino ho isolato il modo migliore di realizzare un preventivo.

Questo non è quindi il solito articolo che illustra la questione in modo “amministrativo” o sotto l’aspetto delle “buone maniere” (certo aspetti importanti). Si propone di fare molto di più: rispondere con un preventivo che venga approvato.

Ecco allora quelle che per me sono delle regole d’oro.

Non forzare la vendita

Questa è la prima regola e per me la più importante nel rispondere a un preventivo e forse anche un punto di vista tra i meno ribaditi e più delicati da affrontare. Cosa intendo con “forzare la vendita”?

In pratica, poiché potremmo essere ansiosi di concludere un grosso affare o poiché ci sentiamo esperti del settore, potremmo sommergere il cliente con consigli od offerte che vanno oltre la sua richiesta.

Vi sarà capitato di aver a che fare con il classico “venditore d’assalto”, quello che vi sommerge di consigli e di proposte o, peggio, quello che cerca di farvi capire che la vostra richiesta è sbagliata. Personalmente, trovo che la maggioranza dei venditori siano “d’assalto”.

Certo, capita che il cliente chieda una prodotto/servizio che non faccia per lui, eccome se capita, e poiché siamo professionisti, ce ne accorgiamo all’istante. Sarebbe grave se non sapessimo valutare la richiesta.

Ma sarebbe ancora più grave offrire qualcosa di diverso o “di più”. La regola d’oro è perciò: consegnate un preventivo semplicemente per quello che vi è stato chiesto con la massima cortesia e considerazione.

E se il cliente è disposto a pagare subito, fatelo pagare. L’importante è non promettere risultati che sapete non arriveranno. Vendetegli ciò che chiede, punto. Più facile di così! Vediamo un esempio un po’ semplificato.

“Quanto costa una finestra a due ante di queste dimensioni?” – chiede il cliente al telefono o di persona. “La produzione più il montaggio di una nostra finestra a due ante costa tot” – risponde il venditore e poco importa se in realtà le informazioni fornite sono scarse per offrire un buon prodotto, un prodotto che alla lunga farà conento il cliente.

Il cliente ora ha la risposta che voleva (non quella giusta), è contento e da qui si può provare a vedere qualcosa di veramente utile per lui, perché lo avete ascoltato, siete stati chiari senza sotterfugi.

A quel punto il venditore può chiedere: “che problema deve risolvere? Sta sostituendo le finestre di casa? Sta facendo una ristrutturazione?”. Ma solo a questo punto, e da cui trovare il giusto problema e fare il giusto preventivo.

Nove volte su dieci sarà il cliente stesso che vi porgerà l’affare sul piatto, il vero problema, senza forzature, pronto a pagare il dovuto con una minima trattativa.

Molti clienti sono sicuri e determinati, sanno bene quello che vogliono e sono effettivamente competenti. Bisogna saperli individuare altrimenti si rischia di farli sentire sminiuiti.

Altri, semplicemente si “sentono esperti” anche ma non lo sono affatto. Assecondateli, hanno il diritto di avere le loro convinzioni.

Altri, semplicemente, sono pronti a sborsare per quella cosa precisa senza manco sapere cosa stanno effettivamente comprando. Non smorzare questa intenzione. È comunque un ottimo punto di inizio.

Attendete che si sia instaurata una buona comunicazione per fargli capire che forse ha bisogno di qualcos’altro. E ciò rappresenterà un’ulteriore entrata e un cliente più contento e che tornerà.

Diverso è il caso in cui il cliente vi chieda una consulenza, diverso è un cliente che non sa quello che vuole e dichiara di dipendere dalla vostra opinione. Ma, fondamentalmente è la stessa cosa: cerca una consulenza, offritegli una consulenza, cerca un prezzo, offritegli un prezzo.

Succede, spesso in una richiesta via email o telefonica, il cliente chiede un prodotto o servizio che capite subito non farà per lui.

Magari alla fine il cliente avrà esattamente ciò che ha chiesto ma sarà un cliente insoddisfatto e forse non tornerà più. In un certo senso si ha il dovere di spiegarlo al cliente ma va fatto al momento giusto.

Per farla breve, vendetegli, di primo acchito ciò che vi chiede anche se siete certi non sia il prodotto o servizio giusto. In ogni caso è un punto di partenza. Se non compra da voi quel “servizio sbagliato” lo comprerà da altri. L’importante è non promettere ciò che non potete consegnare.

Non spaventare con prezzi alti

In realtà non esistono prezzi alti o bassi. Ma esiste sicuramente la percezione di un prezzo alto e la percezione di un prezzo basso con cui si deve fare i conti.

Il prezzo giusto è inizialmente quello che il cliente si propone o immagina anche vagamente di spendere. Per scoprirlo potete chiederlo, potete offrire un range.

Non si deve essere timorosi nel parlare di prezzi quando rispondiamo a una richiesta di preventivo. Al contrario.

Anche l’essere titubanti nel citare un prezzo è infatti un modo di “spaventare” il cliente e accade proprio perché è il venditore stesso ad esserne per primo spaventato.

A dirla tutta, il cliente potrebbe perfino offendersi se pensate che lui non sia in grado di pagare quanto proponete.

D’altro canto, sparare solennemente dei prezzi alti, “perché bisogna essere schietti e sinceri” o perché “si è i migliori della piazza” è altezzoso e autoritario e può creare un disaccordo.

“Prezzi alti e prezzi bassi” sono concetti che cambiano in relazione all’immagine che date e al portafogli del cliente. Non sono assoluti, sono “considerazioni”.

Dare peso al prezzo, esprimere in qualche modo, anche sottaciuto, che il costo è alto o che capite possa essere proibitivo, spaventerà o sminuirà il cliente.

Un prezzo sarebbe alto solo se, confrontato con un prodotto che esprime le identiche caratteristiche e consegnato con l’identico servizio, costasse di più.

In aggiunta a ciò, la persona potrebbe essere pronta solo per un servizio “introduttivo”, molto economico non perché non abbia denaro ma perché ancora non si fida.

Non abbiate fretta di vendere il vostro costosissimo pezzo da novanta. Può accadere tuttavia che nella stessa trattativa si parta da un prezzo basso che poi viene alzato mano a mano che il cliente comprende il valore di un servizio migliore.

La linea dell’onestà è la migliore

Siate sinceri, se sapete di non essere concorrenziali su qualche aspetto, ditelo. Puntate, invece, sui vostri punti di forza. Non atteggiatevi come quelli che fanno tutto “bene, velocemente e a buon mercato”.

Sono bugie e vaghe generalizzazioni che distruggono il brand… e non è nemmeno un merito vendere a buon mercato! Non trattate il cliente come uno stupido.

Come diceva David Ogilvy, forse il più grande pubblicitario mai esistito: “Il pubblico non è un deficiente, è vostra moglie”. Qui trovate un interessante spiegazione del concetto.

Non serve atteggiarsi come coloro che fanno i prezzi più bassi o come coloro che consegnano il miglior servizio al mondo. È il cliente che lo deve decidere.

Cercate piuttosto di sottolineare il valore del servizio e le sue peculiarità senza scadere nella mera pubblicità. Rendere il prodotto “unico” rende impossibile un reale confronto con altre offerte.

Non sminuire il prodotto/servizio

Un corollario del punto precedente. Come accennato, cerchiamo di rendere implicite nella nostra risposta gli aspetti precisi del nostro prodotto o servizio puntando sui vantaggi che il cliente può ricevere.

Essere onesti, non significa sottovalutare il proprio lavoro. Quello che diamo per scontato in realtà è spesso frutto di anni e anni di esperienza.

Se facciamo un preventivo, ad esempio per un lavoro di muratura, specifichiamo il tipo di malte usate o il tipo di lavorazione usata. Renderete il vostro lavoro unico, renderete difficile un confronto basato unicamente sul prezzo.

Non mettetevi però a riscrivere Guerra e Pace e soprattutto non confondete il cliente con termini astrusi. I dettagli lasciateli nelle clausole contrattuali, sto parlando di brevi accenni.

Sottolineate il vostro brand. Il vostro logo, il vostro slogan dovrebbero essere ben evidenti nella risposta. I vostri prodotti hanno le LORO caratteristiche e quindi i LORO prezzi.

Creare fiducia

È fondamentale stabilire una buona linea di comunicazione. Stima, confidenza, fiducia richiedono un po’ di tempo per essere instaurate.

La richiesta di preventivo è un primo passo verso di voi, è già un accenno di fiducia ma non sufficiente per concludere un affare.

Non abbiate fretta. Non è onestamente possibile rispondere con un preventivo preciso quando si hanno poche informazioni.

Nel mentre rispondete chiaramente a ogni domanda, raccontate in modo laterale qualcosa della vostra storia o di quella dell’azienda per cui lavorate. Qualcosa che dimosri competenza e affidabilità.

Le persone comprano da quelli di cui si fidano. Nel preventivo deve trasparire sicurezza e devono essere presenti delle forme di garanzia esplicite o implicite.

Non rispondere con pubblicità

Una volta lessi un articolo sull’argomento che diceva di rispondere alla richiesta di preventivo sottolineando al contempo pregi e peculiarità del prodotto. Mi permetto di dissentire.

È corretto purché lo si faccia in modo sottile e garbato come accennato nel punto 4. Si rischia altrimenti di rispondere a una richiesta di preventivo con una offerta pubblicitaria e questo è assolutamente sbagliato.

Telefonicamente o di persona potremmo sottolineare altre potenzialità e vantaggi del prodotto/servizio. Fa parte di un discorso di vendita. Ma rispondere con proposte che non siano strettamente inerenti alla richiesta significa non rispondere.

Vestire i panni del cliente

I migliori venditori vendono… senza vendere: non sono ansiosi di concludere l’affare ma sanno condurre la persona a chiedere il prodotto con un controllo positivo.

Se siete sicuri di potergli vendere il prodotto giusto, non avete bisogno di sommergerli di chiacchiere.

Parte di questo processo è quello di mettersi nei panni del cliente, di fargli capire che l’avete veramente capito e che il vostro obiettivo principale non sono i suoi soldi ma quello di dargli il miglior servizio.

Una richiesta di preventivo è l’indicatore di un certo interesse. Anche se può essere un interesse minimo, qualcosa è iniziato. Ora l’obiettivo è aumentare tale interesse fino a farlo diventare un contratto firmato.

Usiamo la richiesta di preventivo come un’occasione per instaurare una buona comunicazione. Se ci viene dato un numero di telefono, chiamiamo, altrimenti cerchiamo di rispondere all’email in maniera cordiale e con poche parole.

Non innondate la persona con informazioni, piuttosto lasciatela con un punto di domanda, meglio ancora due, ma siate molto cortesi.

Mettersi nei panni del cliente non vuol dire fare un prezzo basso, non vuol dire fare i ruffiani, non vuol dire essere quello che non si è. Casomai è l’opposto perché come noi non dobbiamo considerare i clienti dei babbei, nemmeno noi lo siamo.

Se si promettono mari e monti a prezzi bassi, si perde credibilità e si offre un’immagine scadente del proprio servizio. Stiamo dicendo agli altri: il nostro lavoro non vale nulla.

Il prezzo e come lo gestiamo ci qualifica.

Usare offerte speciali

La risposta a un preventivo diventa molto efficace quando si può disporre di un’offerta speciale molto accattivante, magari una per il cliente nuovo e un’altra per il cliente acquisito.

L’offerta deve naturalmente essere esattamente tarata alla richiesta altrimenti avremo una “non-risposta”. Non sprecherei un’offerta speciale al primo colpo perché sminuisce quello che facciamo.

Attenzione al non svendere il proprio prodotto mostrandosi immediatamente pronti a tagliare il prezzo e se fate degli sconti, giustificateli.

Potete usarla per acquisire un nuovo cliente o come punto di partenza per una discussione di vendita o può essere un’offerta limitata nel tempo.

Ho letto da qualche parte un altro consiglio che onestamente prenderei con le pinze: “piuttosto che scontare un preventivo aggiungete un ulteriore servizio gratuito o a basso prezzo”.

Non condivido tale approccio perché è una specie di non-risposta. Potrebbe funzionare, secondo me, nel contesto di una discussione di vendita, a tu per tu col cliente.

Conoscere il mercato

Tenetevi informati sui prezzi della concorrenza. Col tempo si arriva a conoscere il prezzo fatto dai propri concorrenti e si arriva a conoscere la qualità del loro servizio o prodotto. È il cosiddetto mercato.

Non è detto che il vostro prezzo debba essere più basso, affatto. Può essere ben più alto ma in tal caso dovete offrire un’immagine superiore e, possibilmente, anche un servizio superiore.

Si deve essere informati di quello che succede “là fuori”. Poi si può decidere di fare qualcosa di completamente diverso, prezzo incluso.

Conclusioni

Non è mai tempo sprecato rispondere a un preventivo. È come minimo un’occasione per farci apprezzare e di dimostrare la nostra professionalità.

Magari non concluderete l’affare ma potrà iniziare ugualmente un passaparola efficace se date una buona impressione oppure sarà per la prossima volta.

La professionalità è il valore fondamentale del vostro servizio. Non svendetela, non scontatela come fosse un prodotto che sta per scadere al supermercato.

Ripetiamolo assieme: il prezzo e il modo di gestirlo ci qualifica.