Come scrivere una lettera commerciale

5 anni fa  •  Di  •  0 Commenti

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Vi sarete trovati nella necessità di scrivere una lettera commerciale. Quelle che di solito si inviano per procurarsi un appuntamento o presentare un servizio. Ecco come va scritta. Ce lo dice uno dei più importanti editori americani. Spero vi piaccia.

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COME SCRIVERE UNA LETTERA COMMERCIALE

alcune considerazioni di Malcom Forbes (presidente e co-editore di Forbes Magazines)

Una buona lettera d’affari vi può procurare un colloquio di lavoro. Vi può risolvere un problema oppure vi può far guadagnare dei soldi.

Sarebbe un vero peccato fallire i propri obiettivi a causa di una lettera commerciale che fa scappare la gente invece che attrarla.

Il miglior posto per imparare a scrivere è a scuola. Se ci state ancora andando imparate tutto quello che potete dall’insegnante. Altrimenti, fa niente. Ho imparato a guidare una motocicletta a cinquant’anni e a volare in mongolfiera a 52. Non è mai troppo tardi per imparare.

Più di 10.000 lettere commerciali arrivano sulla mia scrivania ogni anno. Potrebbero essere classificate in tre categorie: insulse se non addirittura stupide, irrilevanti (la maggioranza) e importanti (rare).

Questo è l’approccio che fa la differenza tra quelle vincenti e quelle perdenti (in gran parte derivato dal buon senso). Comincia prima di scrivere la lettera.

Sappiate ciò che volete

Se non lo sapete, scrivetelo con una frase. “Voglio ottenere un’intervista entro le prossime due settimane”. Così, semplicemente. Elencate i punti principali da trattare – vi terrà sul soggetto.

Se state rispondendo a una lettera, segnate i punti che necessitano di una risposta e tenete la lettera di fronte a voi mentre rispondete. In questo modo non dimenticherete nulla, il che causerebbe un ulteriore giro di corrispondenza. E per l’amor di Dio, rispondete subito se dovete, non sedetevi sopra. Non lasciatela in sospeso. Questo farebbe in modo che anche dall’altra parte non si risponda.

Siate diretti

Rivolgetevi per nome – non “Gentile Signore, Signora o Signorina”. “Caro Sig. Rossi” – e siate certi di scriverlo correttamente. Questo vi farà cominciare entrambi col piede giusto (Di solito potete avere il suo nome semplicemente telefonando alla sua compagnia o da un registro per le imprese).

Spiegate nel primo paragrafo ciò di cui tratta la lettera. Una o due frasi. Non lasciate nel dubbio il vostro lettore o archivierà la lettera  “nell’archivio circolare” molto prima di finirla.

Se state rispondendo a una lettera, fate riferimento alla data in cui è stata scritta. In modo che il lettore non perda tempo a cercarla.

Le persone che leggono le lettere sono esseri umani come te e me. Leggere una lettera non deve essere noioso. Fate in modo  che valga la pena leggerla.

Scrivete in modo coinvolgente

Scrivi tutta la lettera dal suo punto di vista – cos’è che lo riguarda? Sorprendilo precedendo le sue domande e le sue obiezioni.

Siate positivi – sarà più disponibile ad ascoltarvi.

Siate gentili. Contrariamente al cliché, le persone gentili di solito hanno la meglio. Ammetto non sia facile quando si è stressati. Essere amichevoli quando non lo si è, è un’arte.

Siate naturali, scrivete come parlate. Immaginatelo di fronte a voi. Cosa gli direste? Il gergo degli affari è spesso freddo, rigido, innaturale. Supponi che uno venga da voi e dica “Do seguito al ricevimento della sua lettera e la ringrazio doverosamente”. Pensereste “Cosa? Mi sta prendendo in giro?”.

Il test spietato: leggi la tua lettera ad alta voce quando l’hai finita. Potresti subire uno shock ma capirai di certo se suona naturale.

Non fare il ruffiano o essere irrispettoso. Il lettore non ti prenderà seriamente. Questo non vuol dire che devi essere noioso. È meglio che la tua lettera faccia morire per lo shock che per la noia.

Ricordatevi tre punti:
1. Abbiate senso dell’umorismo. È sempre una rinfrescata, una gradevole sorpresa in una lettera commerciale.

2. Siate specifici. Se dite che c’è un nuovo carburante che farà risparmiare, la gente potrebbe non credervi. Ma supponiate che io dica:
“Gashol” – 10% alcool, 90% benzina – più efficiente della semplice benzina. Dal momento che puoi ricavare l’alcool dal grano o dal granturco, dal legno o dagli scarti di legno o perfino dalla spazzatura, merita di essere tenuto in conto”. Ora gli avete dato un po’ di pane da mettere sotto i denti.

3. Fate grande affidamento su nomi e verbi, meno sugli aggettivi. Usate la versione attiva invece che quella passiva. Qual’è la più efficace? La versione attiva: “Ho licenziato l’addetto alla contabilità.” O quella passiva: “L’addetto alla contabilità è stato licenziato da me” (tra l’altro nessuna delle due è vera. Mio figlio, Malcolm Jr, si occupa di tutto il denaro della Forbes, è un contabile brillante).

Date il meglio di voi

Quando non vuoi qualcosa abbastanza da fare uno sforzo, qualsiasi sforzo è sprecato.

Fate in modo che la vostra lettera abbia un bell’aspetto o sbaglierete il tiro ancor prima di aver calciato il pallone. Scrivetela su carta di buona qualità in formato A4. Tenetela ordinata. E dividetela in paragrafi in modo da renderla più semplice da leggere.

Tenete la vostra lettera breve – una pagina se possibile. Tenete i paragrafi brevi. Dopo tutto chi ne beneficerà se la vostra lettera è veloce e semplice? Voi.

Usate le sottolineature per dare importanza e a volte fate rientrare frasi e paragrafi.
Come questo. Vedete come funziona bene?
(Riservalo però a qualcosa di speciale).

Rendetela perfetta. Niente errori di contenuto od ortografici. Se vi lasciate scappare errori la persona che leggerà penserà che non siete informati o che non non ve ne importa più di tanto. È così?

Siate cristallini. Non avrebbe senso scrivere se il vostro lettore non capisse il messaggio.

Usate un buon inglese. Se andate ancora a scuola frequentate tutti i corsi di inglese (italiano – ndt) e di scrittura che potete. Il modo in cui parlate o scrivete può veramente esservi d’aiuto – o farvi del male.

Se non andate a scuola (anche se ci andate), leggete il piccolo capolavoro di 71 pagine di Strunk & White, Elements of Style. È in brossura, è divertente da leggere e pieno di consigli sul buon inglese e la buona scrittura.

Non siate ipocriti. L’ipocrisia colpisce sempre e solo l’ipocrita.

Non esagerate. Nemmeno una volta. Il vostro lettore sospetterà poi di ogni cosa che legge.

Distinguete le opinioni dai fatti. La vostra opinione può essere la migliore del mondo. Ma non è Vangelo. La dovete al lettore perché possa farsi un’opinione. Vi apprezzerà e vi ammirerà. Le perone più ottuse che conosca sono quelle che pensano di avere sempre ragione.

Siate onesti. A lungo andare vi porterà più lontano. Se non lo siete non dormirete sonni tranquilli finché non sarete scoperti.(In questo secondo caso non parlo per esperienza personale).

Siate spietati nelle correzioni. Qualcuno ha detto  disse che le parole sono molto simili al denaro inflazionato. Più  di queste ne usate, meno ciascuna di esse vale. Forza allora Sscorri tutta l’intera lettera semplicemente tante volte quante ne servono. Trova e Sspazza via tutte le parole, e le frasi e persino interi paragrafi che non sono necessari.

Riassumete e spedite

L’ultimo paragrafo dovrebbe dire al lettore esattamente cosa si vuole che lui faccia – o ciò che state voi per fare. Brevi e gentili  “Mi concede un appuntamento? Lunedì prossimo, il 16, chiamerò la vostra segretaria per sapere quando le sarà più opportuno.”

Terminate con qualcosa di semplice come, “Cordialmente.” E, vi scongiuro, firmate in modo leggibile. La più grande forma di esibizionismo che conosca è una firma completamente illeggibile.

Buona fortuna. Spero raggiungiate i vostri obiettivi.

Cordialmente,
Malcom Forbes

 

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