Penso ti sarai trovato nella necessità di scrivere un’email di presentazione, quelle che di solito si inviano per procurarsi un appuntamento o presentare un servizio. Ecco come va scritta secondo uno dei più grandi editori e uomini d’affari della storia.

Come scrivere un’email di presentazione

Prendo a prestito alcune considerazioni di Malcom Forbes (1919-1990, fu presidente e co-editore di Forbes Magazines, una delle più grandi società editoriali al mondo) su come scrivere una lettera commerciale.

Naturalmente egli si riferisce alla lettere classica, cartacea. Ma noi possiamo tranquillamente portare queste istruzioni nelle email:

Una buona lettera d’affari può procurare un colloquio di lavoro. Può risolvere un problema oppure può far guadagnare dei soldi.

Sarebbe un vero peccato fallire i propri obiettivi a causa di una lettera commerciale che fa scappare la gente invece che attrarla.

Il miglior posto per imparare a scrivere è a scuola. Se ci stai ancora andando impara tutto quello che puoi dall’insegnante. Altrimenti, fa niente. Ho imparato a guidare una motocicletta a cinquant’anni e a volare in mongolfiera a 52. Non è mai troppo tardi per imparare.

Più di 10.000 lettere commerciali arrivano sulla mia scrivania ogni anno. Potrebbero essere classificate in tre categorie: insulse se non addirittura stupide, irrilevanti (la maggioranza) e importanti (rare).

Questo è l’approccio che fa la differenza tra quelle vincenti e quelle perdenti (in gran parte derivato dal buon senso). Inizia prima di scrivere la lettera.

Sappi ciò che vuoi

Se non lo sai, scrivilo con una frase. “Voglio ottenere un’intervista entro le prossime due settimane”. Così, semplicemente. Elenca i punti principali da trattare – ti terrà sul soggetto.

Se stai rispondendo a una lettera, segna i punti che necessitano di una risposta e tieni la lettera di fronte a te mentre rispondi. In questo modo non dimenticherai nulla, il che causerebbe un ulteriore giro di corrispondenza. E, per l’amor di Dio, rispondi subito se devi, non tergiversare. Non lasciarla in sospeso. Questo farebbe in modo che anche dall’altra parte non si risponda.

Sii diretto

Rivolgiti per nome – non “Gentile Signore, Signora o Signorina”. “Caro Sig. Rossi” – e sii certo di scriverlo correttamente. Questo vi farà cominciare entrambi col piede giusto (Di solito puoi avere il suo nome semplicemente telefonando alla sua compagnia o da un registro per le imprese).

Chiarisci nel primo paragrafo l’argomento della lettera. Una o due frasi. Non lasciare nel dubbio il tuo lettore o riporrà la lettera “nell’archivio circolare” molto prima di finirla.

Se stai rispondendo a una lettera, fai riferimento alla data in cui è stata scritta. In modo che il lettore non perda tempo a cercarla.

Le persone che leggono le lettere sono esseri umani come te e me. Leggere una lettera non deve essere noioso. Fai in modo che valga la pena leggerla.

Scrivi in modo coinvolgente

Scrivi tutta la lettera dal suo punto di vista – cos’è che lo riguarda? Sorprendilo precedendo le sue domande e le sue obiezioni.

Sii positivo – sarà più disponibile ad ascoltarvi.

Sii gentile. Contrariamente al pensiero comune, le persone gentili di solito hanno la meglio. Ammetto non sia facile quando si è stressati. Essere amichevoli quando non lo si è, è un’arte.

Sii naturale, scrivi come si parla. Immaginatelo di fronte a te. Cosa gli diresti? Il gergo degli affari è spesso freddo, rigido, innaturale. Supponi che uno venga da te e dica “Faccio seguito al ricevimento della sua lettera e la ringrazio doverosamente”. Pensereste “Cosa? Mi sta prendendo in giro?”.

Il test spietato: leggi la tua lettera ad alta voce quando l’hai finita. Potresti subire uno shock ma capirai di certo se suona naturale.

Non fare il ruffiano o essere irrispettoso. Il lettore non ti prenderà seriamente. Questo non vuol dire che devi essere noioso. È meglio che la tua lettera faccia morire per lo shock che per la noia.

Ricordati tre punti:

1. Abbi il senso dell’umorismo. È sempre una rinfrescata, una gradevole sorpresa in una lettera commerciale.
2. Sii specifico. Se dici che c’è un nuovo carburante che farà risparmiare, la gente potrebbe non crederti. Ma, supponiate che io dica: “Gashol” – 10% alcool, 90% benzina – più efficiente della semplice benzina. Dal momento che puoi ricavare l’alcool dal grano o dal granturco, dal legno o dagli scarti di legno o perfino dalla spazzatura, merita di essere tenuto in conto”. Ora gli hai dato un po’ di pane da mettere sotto i denti.
3. Fai grande affidamento su nomi e verbi, meno sugli aggettivi. Usa la versione attiva invece che quella passiva. Qual’è la più efficace? La versione attiva: “Ho licenziato l’addetto alla contabilità.” O quella passiva: “L’addetto alla contabilità è stato licenziato da me” (tra l’altro nessuna delle due è vera. Mio figlio, Malcolm Jr, si occupa di tutto il denaro della Forbes, è un contabile brillante).

Dai il meglio di te

Quando non vuoi qualcosa abbastanza da fare uno sforzo, qualsiasi sforzo è sprecato.

Fai in modo che la tua lettera abbia un bell’aspetto o sbaglierai il tiro ancor prima di aver calciato il pallone. Scrivila su carta di buona qualità in formato A4. Tienila ordinata. E dividila in paragrafi in modo da renderla più semplice da leggere.

Tieni la tua lettera breve – una pagina se possibile. Tieni brevi i paragrafi . Dopo tutto chi ne beneficerà se la tua lettera è veloce e semplice? Voi.

Usa le sottolineature per dare importanza e a volte fai rientrare frasi e paragrafi. Come questo. Vedi come funziona bene? (Riservalo però a qualcosa di speciale).

Perfezionala. Niente errori di contenuto od ortografici. Se ti lasci scappare errori la persona che leggerà penserà che non sei informato o che non non te ne importa più di tanto. È così?

Sii molto chiaro. Non avrebbe senso scrivere se il vostro lettore non capisse il messaggio.

Usa un buon inglese. Se vao ancora a scuola frequentate tutti i corsi di inglese (italiano – Ndt) e di scrittura che potete. Il modo in cui parli o scrivi può veramente esserti d’aiuto – o farti del male.

Se non vai a scuola (anche se ci vai), leggi il piccolo capolavoro di 71 pagine di Strunk & White, Elements of Style. È in brossura, è divertente da leggere e pieno di consigli sul buon inglese e la buona scrittura.

Non essere ipocrita. L’ipocrisia ferisce sempre e solo l’ipocrita.

Non esagerare. Nemmeno una volta. Il vostro lettore sospetterà poi di ogni cosa che legge.

Differenzia le opinioni dai fatti. La tua opinione può essere la migliore del mondo. Ma non è Vangelo. La devi al lettore perché possa conoscere il chi e come. Vi apprezzerà e vi ammirerà. Le persone più ottuse che conosca sono quelle che pensano di avere sempre ragione.

Sii onesto. A lungo andare ti porterà più lontano. Se non lo sarai non dormirai sonni tranquilli finché non sarai scoperto. (In questo secondo caso non parlo per esperienza personale).

Sii spietato nelle correzioni. Qualcuno ha detto disse che le parole sono molto simili al denaro inflazionato. Più di queste ne usate, meno ciascuna di esse vale. Forza allora Sscorri tutta l’intera lettera semplicemente tante volte quante ne servono. Trova e Sspazza via tutte le parole, e le frasi e persino interi paragrafi che non sono necessari.

Riassumi e spedisci

L’ultimo paragrafo dovrebbe dire al lettore esattamente cosa si vuole che lui faccia – o ciò che state per fare voi. Brevi e gentili “Mi concede un appuntamento? Lunedì prossimo, il 16, chiamerò la vostra segretaria per sapere quando le sarà più opportuno.”

Termina con qualcosa di semplice come, “Cordialmente.” E, ti scongiuro, firma in modo leggibile. La più grande forma di esibizionismo che conosca è una firma completamente illeggibile.

Buona fortuna. Spero raggiungiate i vostri obiettivi.

Cordialmente,
Malcom Forbes

Come avete letto, sono consigli semplici e di estremo buon senso ma tutt’altro che banali. Applicabili a lettere commerciali classiche e ad email di presentazione.

Spero ti sia d’aiuto.