Questo articolo non è una guida completa su Word, non sono così sadico da proporla e masochista da compilarla, ma si concerntra su alcune, poche funzioni di cui il neofita deve assolutamente prendere confidenza per poter creare un impaginato complesso.

Questo articolo risponde alla semplice domanda: quali funzionalità di Word devo correre ad imparare per poter affrontare tale impresa?

Vedi l’articolo Impaginazione professionale. Segreti e subdoli trucchetti per un quadro più esauriente e professionale sull’argomento.

Creare libri con Word, premessa

Word è fatto per elaborare testi e la sua specialità è la produzione e correzione di un manoscritto: curare i contenuti e la loro organizzazione e lavorare sulla sintassi e sulla grammatica. Non è un programma per il layout e la stampa.

Infatti, dove un programma per il layout come Indesign mette la freccia e sorpassa Word è quando serve un controllo capillare sulla disposizione degli elementi della pagina e sulla preparazione successiva per la stampa.

Word è inutile dove la gabbia è molto complessa o molto “libera”, dove ci sono molte immagini collegate, dove serve un controllo accurato della fase di prestampa, quando si deve realizzare un Epub o un Pdf sofisticato.

Creare libri con Word non è il compito più lineare, tuttavia, niente è perduto…

Creare libri con Word, proviamoci

Alcune funzionalità di Word sono tanto importanti quanto trascurate perfino da chi lavora quasi esclusivamente con questo programma. Ve ne sono alcune che sono fondamentali per produrre un libro completo.

In realtà tali funzioni sarebbero utilissime anche nella redazione di documenti semplice, come una lettera commerciale. Vale perciò la pena conoscerle e uscire dalla nostra “comfort zone”. Eccole.

• Usare il carattere speciale di interruzione pagina per iniziare nuovi capitoli o parti del libro invece del tasto “Enter” (pratica molto diffusa purtroppo). Usando il salto pagina il testo della porzione inizierà sempre a inizio pagina nuova senza slittare quando si aggiungono nuovi contenuti.
• Comprendere a fondo ed utilizzare le funzioni di ricerca. È possibile fare ricerche molto sofisticate in Word. Ad esempio supponi di dover sostituire tutte le sigle in maiuscolo con sigle dove solo la prima lettera è maiuscola.
• Comprendere gli strumenti di correzione e revisione. Il menù revisione di Word è esteso e potente e permette perfino di ascoltare il testo, pratica molto utile nell’individuare errori di grammatica, refusi ed errori di costruzione della frase (sintassi).
• Gestire le pagine mastro per le intestazioni, i numeri di pagina ed altre variabili che si ripetono sulle pagine. Una funzione che fa risparmiare molto tempo ed errori e che aiuta a creare un documento coerente.
• Gestire formato pagina, margini e rientri. In un libro diventa importante avere pieno controllo di questi fattori. Quando si usa Word superficialmente si tende a lasciare le impostazioni di default.
• Comprendere la gestione delle immagini e dei box testo. È un po’ complesso di primo acchito ma necessario se si vuole gestire il layout, disporre cioè più liberamente dei riquadri o delle immagini.
• Comprendere come gestire le note di piè pagina. Così che si aggiorni sempre la numerazione, si dispongano sempre a pié pagina e sia più facile toglierne o inserirne di nuove.
• Comprendere come gestire gli indici. Gli indici possono essere associati ai titoli di paragrafo in modo che si aggiornino automaticamente e si creino dei collegamenti ipertestuali.

In generale, per realizzare un libro con Word serve sfruttare più a fondo le possibilità del software rispetto a quanto si è abituati. Quasi tutti gli utenti di Word si fermano in superficie perché abituati a realizzare scritti molto semplici come lettere commerciali e pagine di testo in genere.

Quando è meglio rinunciare…

Ci sono casi in cui sconsiglio vivamente di realizzare un libro con Word. In tali casi quasi di sicuro sarà un fallimento:

1. Se il libro ha molte immagini. Non è “piacevolissima” la gestione delle immagini con Word e tende ad appesantire moltissimo il file, rallentando il lavoro a volte in modo esasperante.
2. Se il libro ha box, schemi, diagrammi, didascalie disposte liberamente sulla pagina.
3. Se dovrai mandare il libro a un service di stampa che pretende parametri precisi nella realizzazione del pdf.
4. Se devi creare un ebook formato Epub perché Word non possiede opzioni molto avanzate di esportazione come Indesign (che pure richiede una correzione successiva del codice)
5. Se il libro è molto grande. In generale Word è molto più lento e l’interfaccia è peggio organizzata di Indesign.

Perché un professionista usa Indesign?

Un grafico è un professionista del layout, non dei contenuti. Il motivo è tutto qui.

La via più di successo nella produzione di un libro è comunque in realtà “ibrida”: il manoscritto si prepara con Word, specialista dei contenuti, e poi si dà in pasto a Indesign, specialista del layout e della produzione del file per la stampa o per il digitale.

Meglio sarà preparato il lavoro con Word e minore e più preciso sarà il lavoro con Indesign. I due formati si integrano infatti molto bene. Indesign importa fedelmente i file creati con Word.

Questo è il flusso di lavorazione standard di un libro. Il grafico non preferisce usare Indesign, deve.

Disporre di un libro realizzato con Indesign permette, con relativa facilità, di creare versioni in altri formati e di preparare diverse impostazioni di stampa e non importa se il libro avrà duecento o duemila pagine, per Indesign sarà comunque un gioco da ragazzi (se usato da un grafico esperto).

Conclusioni

Comporre libri con Word è possibile, tuttavia, se dovessimo tirare le somme, il programma dovrebbe essere conosciuto molto più a fondo di quanto in genere lo sia dal novantanove percento delle persone che lo adoperano.

Se ti vuoi gettare nell’impresa, qui ho elencato le funzionalità che dovrai conoscere a menadito.